Wstęp

Goście odwiedzający nasze apartamenty są naszą największą wartością, dlatego oprócz dążenia do zapewnienia im możliwie najlepszych warunków wypoczynku, spółka Al Apartments Sp. z o.o. , przywiązuje również najwyższą wagę do ochrony prywatności oraz bezpieczeństwa danych osobowych naszych klientów.

Niniejszy dokument Polityki Prywatności (dalej: „Polityka”) realizuje powyższy postulat i kompleksowo przedstawia wykaz wyznawanych przez nas zasad ochrony danych osobowych, naszych zobowiązań związanych z ochroną Państwa danych oraz zawiera cele i sposoby, w jakich będziemy wykorzystywać Państwa dane. Mam nadzieję, że w ramach naszej Polityki znajdą Państwo odpowiedzi na wszystkie pojawiające się pytania oraz wątpliwości.

Jednocześnie pragniemy podkreślić, iż niniejsza Polityka stanowi część warunków, na jakich oferujemy nasze usługi wynajmu apartamentów. Akceptacja tych warunków oznacza więc w rezultacie akceptację postanowień niniejszej Polityki.

Podstawowe informacje o danych osobowych

Przez dane osobowe należy rozumieć dowolne informacje pozwalające na bezpośrednią lub pośrednią identyfikację danej osoby, zbierane bezpośrednio lub pośrednio przez naszą Spółkę w ramach:
a) rezerwacji pobytu dokonanej bezpośrednio w naszym biurze;
b) dokonania rezerwacji na odległość: za pośrednictwem systemu rezerwacji internetowej oraz za pośrednictwem telefonu lub adresu email;
c) pobytu w apartamencie;
d) udostępnienia nam danych osobowych przez  spółki powiązane z Al Apartments Sp.z o.o. umową o powierzeniu danych

Zasady przetwarzania danych osobowych

W trakcie korzystania z Państwa danych osobowych, nasza Spółka zawsze opierają się na następujących zasadach:

a) Transparentności: aby skorzystać z przekazanych nam danych osobowych, zawsze przekazujemy wszystkie informacje związane z danym procesem i celem. Mogą Państwo także w każdej chwili na wniosek, uzyskać dostęp do swoich danych osobowych oraz zażądać ewentualnie ich modyfikacji, sprostowania lub usunięcia. Zawsze mogą też Państwo sprzeciwić się przetwarzaniu danych osobowych, aby uniknąć otrzymywania wysyłanych przez nas reklam lub materiałów marketingowych. Szczegółowe dane jednostki, z którą należy się skontaktować w celu wykonania powyższych uprawnień celu, podane są poniżej w §13 „Dostęp do danych i ich modyfikacja”.

b) Legalności: Państwa dane osobowe będziemy przetwarzać wyłącznie w oparciu o podstawy prawne i zgodnie zakresem obowiązujących przepisów prawa.

c) Minimalizacji: będziemy zbierać tylko te dane osobowe, które są niezbędne w danym procesie przetwarzania danych. Państwa dane będziemy przechowywać przez okres niezbędny do wykonania umowy oraz realizacji ciążących na nas obowiązków prawnych.

d) Poufności i bezpieczeństwa: zapewnimy uzasadnione środki techniczne i organizacyjne w celu ochrony Państwa danych osobowych przed ich zmianą, przypadkową utratą, bezprawnym usunięciem, a także przed ich nieupoważnionym wykorzystaniem oraz ujawieniem lub używaniem.

e) Rzetelności: przetwarzamy dane osobowe zawsze z poszanowaniem praw i interesów zainteresowanej osoby.

Rodzaje przetwarzania danych osobowych

1. W trakcie korzystania przez Państwa z naszych usług, będziemy przetwarzać następujące dane osobowe:
a) dane kontaktowe: nazwisko, imię, numer telefonu, adres e-mail;
b) inne dane indentyfikacyjne: data urodzenia, adres zamieszkania, numer seryjny dowodu osobistego lub paszportu;
c) numer karty kredytowej: dla celów realizacji transakcji i rezerwacji; 
e) data przyjazdu i wyjazdu z apartamentu
f) preferencje związane z pobytem w apartamencie: np. preferowane piętro, rodzaj łóżka
g) ocena pobytu w naszym obiekcie, w tym również wszelkie pytania i uwagi związane z korzystaniem z naszych usług.

2. Przetwarzane dane osobowe osób poniżej 18 roku życia ograniczają się przede wszystkim do imienia i nazwiska i daty urodzenia. Dane takie może nam przekazać wyłącznie osoba dorosła, po wyrażeniu uprzedniej i pisemnej zgody na takie przetwarzanie. Będziemy wdzięczni za dopilnowanie, aby dzieci nie przesyłały nam jakichkolwiek danych osobowych bez Państwa zgody (szczególnie przez Internet). Jeżeli to jednak nastąpi, można zawsze skontaktować się z nami w celu  ich usunięcia.

3. Jako reguła, nie zbieramy od Państwa żadnych danych sensytywnych (wrażliwych) takich jak: stan zdrowia (alergia), wyznanie, wizerunek twarzy, wzrost, poglądy filozoficzne lub polityczne, itp.

Podstawowe cele przetwarzania danych osobowych

Poniżej przedstawiamy podstawowe cele przetwarzania Państwa danych osobowych związane z korzystaniem z usług naszych apartamentów.

1. Realizacja pobytu w naszym obiekcie:
a) obsługa rezerwacji apartamentów
b) tworzenie i przechowywanie dokumentacji prawnej oraz podatkowej zgodnie ze standardami księgowości
c) realizacja dodatkowych usług w obiekcie: np. usługi pralnicze
d) monitoring wizyjny obiektu dla celów porządku i bezpieczeństwa.

2. Personalizacja usługi noclegowej w oparciu o preferencje związane z pobytem w apartamentach:
a) Za uprzednio wyrażoną przez Państwa zgodą, Spółka będzie zbierała od Państwa dane osobowe w celu spersonalizowania Państwa pobytu w apartamentach, tj. odpowiedniego dopasowania usługi w oparciu o Państwa osobiste preferencje odnotowane podczas pobytu w obiekcie.
b) Po dołączeniu do programu personalizacji pobytu, Spółka utworzy dla każdego z Państwa specjalny profil osobisty, w ramach którego zbierane będą Państwa preferencje, uzyskane zarówno na etapie zameldowania się w obiekcie, jak też w trakcie pobytu.
c) Do założenia profilu osobistego potrzebne są następujące dane osobowe: imię, nazwisko oraz adres email.
d) Do programu personalizacji pobytu, nie będą wprowadzane bez Państwa wiedzy i zgody jakiekolwiek dane osobowe wrażliwe (sensytywne), dotyczące np.: stanu zdrowia, poglądów politycznych, orientacji seksualnej, pochodzenia rasowego lub etnicznego, czy przekonań religijnych lub filozoficznych.
e) Po dołączeniu do programu personalizacji pobytu, mogą Państwo na bieżąco uzyskać dostęp do informacji (preferencji) zgromadzonych w ramach Państwa profilu osobistego, w zakresie podstawowych danych osobowych oraz preferencji i historii pobytów 
f) W zależności od treści żądania, mogą Państwo zawsze skorzystać z prawa do sprostowania, uzupełnienia, bądź usunięcia zgromadzonych i widocznych w ramach profilu danych osobowych

3. Umożliwienia Państwu skutecznego przedstawienia naszych ofert oraz aktualnych promocji:
a) Aby móc otrzymywać informacje handlowe, zawierające nasze aktualne oferty i bieżące promocje, drogą elektroniczną, należy udzielić dodatkowej zgody
b) Mogą Państwo w dowolnym momencie wypisać się z otrzymywania e-komunikacji marketingowej, informując Spółkę poprzez mailowo lub telefonicznie ( [email protected], +48 533 563 000)

4. Badanie poziomu satysfakcji z pobytu w obiekcie:
a) Badanie poziomu Państwa satysfakcji z pobytu w naszych apartamentach jest dla nas niezwykle ważne, jako ze umożliwia nam stałą poprawę świadczonych usług, w oparciu o wiarygodne informacje naszych gości. Zaproszenia do wypełnienia ankiety wysyłane są do Państwa mailowo, po zakończeniu pobytu w jednym z naszych apartamentów.
b) W ramach ankiety korzystamy z Państwa danych osobowych w postaci: imienia, nazwiska oraz adresu e-mail. Wypełniona ankieta stanowi następnie przedmiot naszej analizy oraz służy nam w uzasadnionych przypadkach, do nawiązania z Państwem kontaktu w celu odniesienia się do zgłoszonych uwag i sugestii.
c) W sytuacji wyrażenia przez Państwa zgody, Państwa opinia wraz z oceną oraz naszą ewentualną odpowiedzią zostanie opublikowana na stronie www.ermine-suites.com.

5. Zarządzanie relacjami z gościem przed, w trakcie i po zakończeniu pobytu poprzez:
a) stworzenie profilu klienta w oparciu o historię jego rezerwacji oraz preferencje w celu przesyłania klientowi odpowiednio dostosowanych wiadomości;
b) analizy zebranych danych osobowych w celu efektywnego przewidywania przyszłych oczekiwań gościa;
c) tworzenie statystyk i obliczanie wyników handlowych, a także prowadzenie sprawozdawczości
d) zapewnienie danych kontekstowych wykorzystywanych przez narzędzie proponowania ofert, gdy klient odwiedza witrynę Spółki
e) wysyłanie newsletterów, promocji oraz ofert usług świadczonych przez Spółkę lub ofert od partnerów spółki, a także telefoniczny kontakt z klientem;
f) obsługa wniosków dotyczących anulowania subskrypcji, promocji, ofert turystycznych i ankiet zadowolenia
g) rozpatrzenie prawa do sprzeciwu odnośnie przetwarzania danych osobowych w celach marketingowych

6. Pozostałe działania internetowe:
a) połączenie z dowolną stroną internetową Spółki (adres IP, pliki cookie);
b) formularze internetowe (rezerwacja przez Internet, kwestionariusze, strony apartamentów w portalach społecznościowych).

7. Zapewnienie bezpieczeństwa i usprawnienie korzystania ze stron internetowych Spółki, w tym:
c) poprawa nawigacji w trakcie pobytu na stronie;
d) wdrażanie środków zabezpieczających i zapobiegających oszustwom.

8. Zapewnienie zgodności z przepisami prawa, np. w zakresie rozliczenia usługi oraz przechowywania dokumentów księgowych i podatkowych.

Warunki dalszego udostępniania danych osobowych

1. W ramach Spółki i partnerów , z którymi Spółka jest związana, w celu zagwarantowania Państwu najlepszej obsługi, możemy udostępniać Państwa dane osobowe upoważnionym pracownikom naszych spółek, takim jak:
a) personel obiektu
b) personel zajmujący się rezerwacjami i korzystający z narzędzi do rezerwacji w obiekcie
c) dział IT
d) dział handlowy oraz dział marketingu
e) dział prawny
f) inna osoba działająca na podstawie stosownego upoważnienia

2. W celu zapewnienia Państwu skutecznej realizacji świadczonych przez nas usług oraz programów, a także w celu poprawy pobytu w naszych hotelach, Państwa dane osobowe mogą być udostępnione na rzecz podmiotów trzecich, takich jak:
a) zewnętrzni dostawcy usług: podwykonawcy prac informatycznych, międzynarodowe centra informacji telefonicznej, banki, wystawcy kart kredytowych, prawnicy zewnętrzni, dyspozytorzy, drukarze;
b) zaufani partnerzy handlowi;
c) portale społecznościowe: w celu umożliwienia szybkiej identyfikacji w witrynie bez konieczności wypełniania formularza rejestracyjnego, wdrożyliśmy system logowania za pomocą konta Facebook;
d) władze lokalne: możemy również być zobowiązani do przekazania Państwa danych władzom lokalnym, jeżeli będzie to wymagane przepisami prawa.

Ochrona danych osobowych w przypadku transferu danych za granicę

1. Do celów określonych w poniższym punkcie Polityki, możemy przesyłać Państwa dane osobowe naszym odbiorcom wewnętrznym lub zewnętrznym, którzy mogą znajdować się w krajach o innym zakresie ochrony danych osobowych, tzw. państwa trzecie.

2. W związku z powyższym poza wdrażaniem zasad niniejszej Polityki, nasza spółka podejmuje odpowiednie środki, aby zabezpieczyć transfer Państwa danych osobowych do zewnętrznego odbiorcy zlokalizowanego w państwie trzecim.

3. W ramach takich działań Państwa dane osobowe mogą być udostępniane, w szczególności w ramach procesu rezerwacji, do innych obiektów prowadzonych przez Spółkę, zlokalizowanych poza Unią Europejską.

4. Transfery danych osobowych do państw trzecich (inne niż transfery wymagane do realizacji procesu rezerwacji) są regulowane przez tzw. standardowe klauzule umowne, zawarte pomiędzy stronami uczestniczącymi w transferze danych, a które zostały określone przez Komisję Europejską.

Bezpieczeństwo danych osobowych

1. Zgodnie z obowiązującymi przepisami prawnymi, podejmujemy właściwe działania techniczne i organizacyjne, w celu ochrony Państwa danych osobowych przed potajemnym lub przypadkowym zniszczeniem, przypadkową zmianą lub utratą, a także przed nieupoważnionym dostępem lub ujawieniem Państwa danych. W tym celu wdrożyliśmy niezbędne środki techniczne, takie jak np.: firewalle, kopie zapasowe danych i organizacyjne, takie jak np.: system szkoleń pracowników upoważnionych do przetwarzania danych, system identyfikatorów i haseł dostępu do danych oraz środki ochrony fizycznej danych (Polityka czystego biurka i monitora).

2. W celu zagwarantowania bezpieczeństwa transakcji, kiedy przekazujecie nam Państwo dane swojej karty kredytowej podczas dokonywania rezerwacji w naszych hotelach, każdorazowo stosowana jest technologia szyfrowania TSSL (Transport Secure Socket Layer).

Przechowywanie danych osobowych

Przechowujemy dane osobowe gościa wyłącznie przez okres niezbędny do prawidłowego wypełnienia celów określonych w niniejszej Polityce lub w obowiązujących przepisach prawa.

Dostęp, uzupełnienie, sprostowanie oraz usunięcie danych

1. Mają Państwo prawo do uzyskania dostępu do przetwarzanych danych osobowych, wraz z prawem do ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, wniesienia sprzeciwu oraz przeniesienia danych, a także prawem do wniesienia skargi do organu nadzorczego. W celu wykonania tych praw prosimy o kontakt pod adresem: Rynek Podgórski 8/3, 30-518 Kraków.

2. Posiadają Państwo również uprawnienie do wniesienia w każdej chwili sprzeciwu wobec udostępnienia Państwa danych na rzecz innych Spółek oraz innych odbiorców, przesyłania informacji marketingowych o produktach i usługach Spółki oraz przetwarzania oceny satysfakcji z Państwa pobytu w naszym obiekcie, pisząc na adres: Rynek Podgórski 8/3, 30-518 Kraków

3. Na wszystkie otrzymane od Państwa wnioski odpowiemy najszybciej jak będzie to tylko możliwe oraz zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.

Aktualizacja

W zależności od potrzeb niniejsza Polityka może być modyfikowana. W związku z tym zachęcamy Państwa do regularnego sprawdzania jej treści, szczególnie podczas dokonywania rezerwacji w jednym z naszych apartamentów.

Kontakt

1. W przypadku jakichkolwiek pytań w zakresie przetwarzania Państwa prosimy o kontakt pod adresy wskazane odpowiednio powyżej w pkt V niniejszej Polityki.

2. W przypadku jakichkolwiek dodatkowych pytań w zakresie przetwarzania Państwa danych prosimy o kontakt pod adresem: Rynek Podgórski 8/3, 30-518 Kraków.

Polityka cookies

Pliki cookies („ciasteczka”) to drobne pliki tekstowe, tworzone automatycznie przez przeglądarkę internetową, podczas odwiedzania stron internetowych. Cookies zazwyczaj zawierają nazwę strony internetowej, z której pochodzą, czas przechowywania ich na urządzeniu końcowym oraz unikalny numer. Obiekt jest podmiotem zamieszczającym na urządzeniu końcowym swojego użytkownika pliki cookies oraz mającym do nich dostęp.

Wykorzystujemy pliki cookies w celu:
• dopasowania zawartości naszej strony internetowej do indywidualnych preferencji użytkownika, przede wszystkim pliki te rozpoznają jego urządzenie, aby zgodnie z jego preferencjami wyświetlić stronę; 
• przygotowywania statystyk pomagających poznaniu preferencji i zachowań użytkowników; Analiza tych statystyk jest anonimowa i umożliwia dostosowanie zawartości i wyglądu serwisu do panujących trendów. Statystyki stosuje się też do oceny popularności strony;
• możliwości podejmowania działań marketingowych.